Introdução
Escrever sobre a gestão do tempo pode parecer repetitivo tendo em vista o grande número de artigos sobre o tema. Não obstante, algumas ideias podem ser compartilhadas a partir da vivência cotidiana num ambiente organizacional diversificado pela pluralidade de serviços e de pessoas. Muitas ideias aqui descritas são frutos de conversas informais com excelentes e comprometidos profissionais. O foco será nas reuniões e nos e-mails.
"A vida, eu sei, deveria ser mais alegre do que esta, mais real, mais cheia de significado, e o mundo deveria ser mais bonito. Não deveríamos odiar as segundas-feiras e viver para os fins de semana e feriados. Não deveríamos ter que erguer a mão para que nos permitem ir urinar. Não deveríamos ficar dentro de casa num dia bonito, dia após dia". (EISENTEIN, 2013, p. 2)
Existem infinitas maneiras e muitas dicas, de vários e renomados autores, de como aproveitar melhor o tempo e aumentar a produtividade. Diversas metodologias ágeis podem ajudar muito. São construídas e disponibilizadas até gratuitamente diversas ferramentas tecnológicas para este fim.
No fundo, a qualidade da gestão do tempo não está relacionada às ferramentas e às metodologias, mas, à condição real das pessoas. As organizações podem oferecer as mais diversas opções para ajudar seus colaboradores a serem mais produtivos, mas, se o modo como cada um administra a própria vida nas pequenas coisas, a maneira como encara a brevidade da própria existência e a consciência de quanto o tempo é precioso não fizeram parte da sua mentalidade, de nada adiantará dominar todas as técnicas agile.
Time Is Money
As grandes organizações já têm cronometrado o tempo em que seus executivos permanecem em reuniões. Elas calculam o salário que pagam para seu alto escalão e o compara com as horas e/ou minutos gastos em reuniões. Colocando na ponta do lápis, chegam facilmente à conclusão de que o minuto do seu presidente, por exemplo, custa muito caro. Então, gastar alguns minutos em reuniões que nem sempre chegam a algum lugar, é desperdiçar dinheiro.
Para além das questões financeiras, é preciso considerar a qualidade do tempo investido em cada atividade que se faz e o impacto psicológico e social positivo ou negativo que o uso do tempo provocará em cada indivíduo. Muitas vezes, um cafezinho informal, um bate papo em pé ao lado da mesa ou, ainda, uma conversa no corredor, surtem muito mais efeitos do que grandes e formais reuniões.
Geralmente, a informalidade favorece o conhecimento mútuo, o que possibilita a troca de experiências e o compartilhamento de ideias que não seriam compartilhadas numa reunião formal. O "pátio" tem mais efeito na sua informalidade do que a mesa redonda com seu charme e elegância.
Reuniões como exceção, não como regra
O subtítulo acima parece muito radical e, se compreendido de maneira equivocada, pode gerar quase uma anarquia. Seu objetivo é mesmo chamar a atenção para um fator fundamental: parar de enxergar reuniões como essenciais para a gestão das organizações e como o único método eficaz para unir a equipe e para debater ideias e tomar decisões.
Este artigo não quer sugerir a abolição de todas as reuniões, mas, mostrar que a maioria delas são desnecessárias e, de fato, podem ser excluídas das agendas. As reuniões em si não são o problema, mas, o tempo, a pauta e a condução das mesmas, sim.
Se formos analisar detalhadamente todas as nossas reuniões, vamos perceber que quase sempre poderiam ter sido substituídas por um e-mail, uma ligação ou, ainda, por uma conversa informal durante um cafezinho.
Ainda, em muitas organizações, as reuniões são regras e não exceções no modelo de gestão. No entanto, quase sempre as pessoas estão apressadas, irritadas e ansiosas porque não conseguem fazer suas entregas no prazo.
Fazer com que as reuniões sejam exceções no dia a dia do time pode ajudar as pessoas a aprenderem a serem mais práticas, proativas e autônomas. Afinal, se tudo que a equipe for fazer precisar do aval do superior imediato e este do seu superior, as coisas não andarão e o vaivém só prejudicará e transformará informações estratégicas em "telefones sem fio", já que toda vez que uma informação sai da base que a executará, quando retorna vem modificada.
O segredo para as coisas funcionarem sem muitas reuniões são os alinhamentos que devem ser feitos desde o começo dos projetos. Se existem direcionamentos claros, com alçadas bem definidas, os times conseguem caminhar com mais liberdade e sabem até onde podem ir e a partir de onde precisam se reportar aos seus superiores. Nota-se que o contexto em que este artigo está sendo escrito, é de uma organização mais tradicional, que ainda mantem uma estrutura hierárquica bem definida e piramidal. Muitas empresas, especialmente as startups, são geridas mais holocraticamente, onde não existe uma hierarquia tão rígida e estruturada.
Alguns instrumentos mais antigos, considerados até arcaicos nos tempos de hoje, voltam a ter sentido quando as reuniões são a exceção e a não a regra. Os memorandos internos, por exemplo, podem ser instrumentos extremamente práticos e úteis para alinhamento do time. Ao invés de fazer uma reunião para alinhar procedimentos e fluxos que dizem respeito a todo o time, a liderança pode comunicar a todos através de um memorando interno curto, prático e claro, não a partir da sua cabeça, mas a partir da experiência que tem vivenciado com o time, da escuta cotidiana e da observação atenta.
E-mail como exceção, não como regra
Que estranho! Exceções não eram as reuniões, agora os e-mails também? Assim fica difícil trabalhar. Nada pode?
Não é bem assim. Acontece que tudo hoje é exagerado. Tudo tem que escrever por e-mail para registrar, para evitar problemas e falas não alinhadas com o que foi combinado. Do mesmo modo que as reuniões, os e-mails podem ocupar muito tempo dos colaboradores, sejam líderes ou não.
Tem gente que não sabe escrever e-mail. Não deixa claro o que deseja obter com o e-mail.
É preciso que o texto seja curto, objetivo e muito claro. Começando pelo "assunto", seguindo pelos destinatários e pelo pedido expresso.
Às vezes, o e-mail é enviado para várias pessoas em cópia e começa-se assim: "prezado...". Dos copiados, quem é o prezado? Quem deve responder? Se isso ficasse claro, já seria um passo dado muito importante.
Além disso, é fundamental antes de escrever um e-mail, responder à seguinte pergunta: quem de fato precisa estar copiado neste e-mail? Pode ser que tenha gente demais copiada e que pessoas essenciais não estejam nem sabendo.
Se não bastasse isso, quando se começa escrever o e-mail, ele torna-se um artigo científico e, no meio de tantas palavras, já não se sabe mais o que deve ser respondido.
Para ter um efeito positivo, inclusive psicológico, o e-mail precisa expressar bem a quem se dirige, de qual assunto trata e o que se deseja obter com ele. Usar grifos, destaques, cores diferentes em algumas palavras ou frases chaves pode ajudar o leitor a chegar direto ao ponto e entender o que de fato precisa ser feito.
Copiar as pessoas certas também pode evitar constrangimento e poupar tempo. Se é preciso que um gestor tenha conhecimento do e-mail, desde o primeiro ele já deve ser copiado. Uma conta simples pode ser feita como exemplo: gastam-se aproximados 25 segundos para encaminhar um e-mail. Se há uma média de 100 e-mails por dia, com os quais é preciso lidar com o encaminhamento, no fim do dia são 2500 segundos perdidos ou o mesmo que 41 minutos de tempo gasto em um só dia para encaminhar e-mails que poderiam já terem chegado na caixa de entrada desde a primeira vez. Somando a semana de segunda a sexta-feira, das 8h às 18h, são mais de 4 horas perdidas só para encaminhar e-mails. Pior que tem criatura que escreve e-mails no sábado, no domingo, no feriado, nas férias, na madrugada... Para essa conta, nem existe calculadora, nem lógica.
Tudo isso é para mostrar que a gestão do tempo acontece nas pequenas coisas. De segundo em segundo, a semana voa, o mês passa e o ano acaba. As quatro horas gastas para encaminhar e-mails, poderiam ter sido usadas para concluir um projeto, para evitar horas extras e para outras atividades mais produtivas, inclusive, um suave e discreto ócio criativo (que meus superiores não me leiam).
Considerações finais
De reunião em reunião, de e-mail em e-mail o tempo passa, o tempo voa.
Um time alinhado, com regras claras e alçadas bem definidas é um pontapé fundamental para o começo de um novo tempo no mundo corporativo: poucas reuniões, poucos e-mails e mais tempo de qualidade para projetos que realmente importam.
Reuniões demoradas, sem pauta e sem uma boa condução, são o começo do fracasso, pois, não levam a nenhum lugar, desperdiçam tempo e dinheiro, causando desmotivação e estresse desnecessários.
Os e-mails são um tiro no pé quando se trata da produtividade e da boa comunicação. Ou comunicam tudo ou não comunicam nada.
Clareza, objetividade e envio para os destinatários corretos devem ser as regras para a escrita de e-mails corporativos. A regra geral é: quanto menos e-mails melhor.
No novo mundo corporativo reuniões e e-mails são sempre exceções, nunca regras. Quanto menos, melhor!
Referências
EISENSTEIN, Charles. The more Beautiful Word Our Heat Know Is Possible. Berkeley, CA: North Atlantic Books, 2013. p. 2.
BARBOSA, Christian. A tríade do tempo: um modelo comprovado para organizar sua vida e aumentar sua produtividade e seu equilibro. São Paulo: Buzz, 2018. ]
OLIVER, Burkeman. Quatro mil semanas: gestão do tempo para mortais. Rio de Janeiro: Objetiva, 2022.
